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辽宁现代服务职业技术学院

学生档案管理方法

    为进一步做好我学生档案管理工作,使学生档案材料更准确地反映学生在校思想,品德作风,学识水平等状况,及时有效地为国家和社会选拔优秀人才,为社会主义现代化建设服务,使我学生档案管理更加规范化、制度化、科学化。根据《中华人民共和国档案法》,结合我具体情况,特制订本方法。

    一、学生档案管理工作总体要求

1.学生档案管理工作本着为培养人才服务,为经济建设服务,为人事工作服务,坚决维护事实性和完整性的工作方针,实行统一管理,严密保管的方法。

2.学生档案管理工作实行学统一领导,学分级管理的原则,二级学院负责具体按照国家计划招收的专科学生档案,学生档案日常工作由学生所在二级学院主管学生工作的人员全面负责,学生处对学院的学生档案工作实行监督和指导。

    3.档案管理工作,要求做到安全、保密、系统、完备。特殊情况需查阅使用档案,要严格办理查阅登记手续。

    二、学生档案管理工作人员职责

    1.热爱本职工作。认真、细致、公道、正派、坚持原则、不徇私情。

    2.遵守保密制度,不得擅自将档案带出档案室,不得向外人透漏档案内容,确保档案室安全。

    3.接受新生档案,配合有关部门做好新生资格审查工作。

    4.做好学籍变动学生档案的调整和处理。

    5.及时提供符合规定的档案查阅工作。

    6.负责毕业生档案材料的整理、审查、归档和转递工作。

    三、归档材料收集的范围及要求

学生档案材料的收集工作直接关系到人事档案的完整性和学生的切身利益,学生档案在招生录取时已有的原始档案材料外,在校学生档案应不断充实以下内容:

(一)归档材料的主要内容

1.学生入学登记表、高考考生档案(各二级学院提供);

2.普通高等学校毕业生登记表(学生处提供);

3.毕业生就业报到证、报到证存根(招就处提供);

4.学生在校学习期间历年学习成绩单(教务处提供);

5.新生入学体检表(校医院提供);

6.军训登记表(二级学院提供);

7.学年鉴定表、综合素质评测表(二级学院提供);

8.毕业生实习鉴定(二级学院提供);

9.学生加入中国共产党、共青团的材料(组织人事处、团委提供);

10.奖学金证书(二级学院提供);

11.学生在校期间获奖情况材料(二级学院提供);

12.学生在校期间受到的纪律处分的文本文件(学生处提供);

13.国家助学贷款缴费通知书、助学贷款信用登记表(国家助学贷款中心提供);

14.其他可供组织参考的有保存价值的归档材料(二级学院提供)。

(二)归档要求

1.入档材料必须是办理完毕的正式材料,相关职能部门在转交入档材料时,必须要有严格的转交手续。

2.档案材料必须完整、齐全、真实、文字清晰、对象明确,由承办部门盖章,注明形成材料的时间。

3.手续必须完备。凡材料规定由组织审查盖章的,必须加盖公章;个人文字材料必须由本人签字。

4.载入学生档案的各类材料只能用碳素墨水、蓝黑墨水或黑色签字笔书写。

5.学院日常档案管理工作应及时掌握形成学生人事档案材料的信息,建立联系制度,及时充实新收集形成的学生档案材料。学生毕业时,各二级学院将形成的学生档案完整材料,按学生处规定时间将学生档案有关材料整理完毕后,统一派送。

四、档案的转递

1.学生转学、退学、出国、未报到或死亡后,其档案按以下规定办理;

①转学的学生档案按学生转入的学校转寄。

②保留学籍出国在协议期满后未办理复学手续、开除学籍、退学、死亡等学生档案及当年未报到的新生档案,转回生源地招办。

2.学生学籍在校内变动档案的转递;

①学生所在的原来二级学院应及时将学生学籍在校内变动情况告知学生处,以便将其档案转入学生所转入的二级学院。

②转出转入的学生档案材料必须完整齐全,严禁扣留材料或分批转出转入。

3.应届毕业生学生档案派送办法。

①建立严格的学生归档制度。学生归档工作于每年的六月中旬开始,主要由各二级学院主管学生工作领导及主管档案工作的负责人负责。毕业生学生档案材料整理充分后,主要负责人需标明具体归档材料明细,粘贴项目明细,在档案袋上签字,并建立档案派送编制表及分类汇总表。档案派送编制表具体内容包括:序号、档案编号、学生姓名、专业、派遣(用人)单位部门详细地址(含邮编)、学生本人签字、联系方式等内容。各二级学院主管档案工作的负责人需在档案派送编制表上对已归档完全的学生档案进行信息登记并确认签字。同时,负责人应知道毕业生准确核实就业派遣的详细地址,确保档案能够顺利派送,签字确认。任何人不得私自代填,对于没有学生本人准确核实而私自签字确认而影响档案的正常派送的情况,追究部门责任人责任;对于因学生本人的核实不准确而造成影响不能正常派送的情况,由学生本人责任。

②学生档案在学生毕业离校时由学校统一组织派送,并移交相关就业部门。

③对于延长学制或其他原因不能正常毕业的毕业生档案由各二级学院做存档保存,暂不予派送。

④学生档案的转交工作于七月初进行。各学院需上报档案派送编制表及分类汇总表(每式电子档1份;文本档2份),以此为主要信息依据进行档案的转接。档案派送编制表及分类汇总表的绘制要求详见附件。

⑤学生档案的转交与派送采取分类汇总的方法。

应届毕业生档案工作采取统一派送的方式,派送的依据以各二级学院统计呈报的应届毕业生档案派送编制总表及分类汇总表详细信息执行。各二级学院主管档案工作负责人应充分做好档案的归档、分类、汇总、统计及核对工作,确保档案派送顺利进行。

五、档案的查阅方法

1.学生档案原则上只能查阅不能外借。因考察任用学生干部、新生复查、学籍变动、组织发展、推荐就业、起草奖惩文件、写亡故人员生平介绍等工作需要,可以查阅学生档案。其他需要或校外单位因公需要查阅学生档案的,经学院档案管理部门批准,可根据需要提供部分或全部档案材料。

2.毕业生档案一般应由学生所在二级学院辅导员老师查阅,如确系工作需要,校内其他党政部门也可查阅。其他人未经批准不得私自查阅、借阅学生档案。

3.学校以外单位需要查阅学生毕业生档案时,需持有单位所在地县、团级以上组织、人事部门查阅档案介绍信,经上管领导同意后方可查阅。

六、纪律要求

1.查借阅档案,必须严格遵守保密制度和阅档规定,严禁涂改、圈划、批注、抽取、撤换档案材料,未经批准不得擅自拍摄、复制档案内容。

2.查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容,因工作需要摘记档案内容时,应经主管部门同意。摘记材料要妥善保管,不得私自存放。

3.任何单位或个人无权截留或扣发毕业生档案。

4.对利用职权违反档案管理工作要求的人员,由其主管部门责令改正,情节严重构成犯罪的,依法追究其刑事责任。

5.本规定解释权归学生处。

 

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